Préparer la mise en place de Pilovane dans votre cabinet

Commencez par dresser l’état des lieux. Quelles missions sont en cours, lesquelles sont à venir, et qui y intervient ? Cette liste sert de base pour créer les comptes et pour décider de ce que vous reprenez d’un outil existant

Relevez aussi les personnes qui n’interviennent pas sur le terrain mais qui comptent : gestion, qualité, facturation, secrétariat

Pilovane distingue les rôles : administration du cabinet, évaluateurs, établissements demandeurs. Décidez à l’avance qui administre le cabinet, qui valide les candidatures et qui suit la qualité

Nommez un référent par sujet. Un référent qualité, un référent facturation et un référent données personnelles évitent que les décisions se perdent. Un seul référent peut cumuler plusieurs sujets dans un petit cabinet

Vos modèles de courriers, d’attestations, de contrats et de rapports sont plus utiles s’ils sont prêts au moment de la configuration. Rassemblez-les dans leur dernière version validée

Faites de même pour vos documents qualité : procédures, instructions, enregistrements. Le module de gestion documentaire qualité les versionne et trace leur diffusion, mais il ne peut pas rédiger votre système à votre place

Plusieurs règles se règlent dans l’application. Mieux vaut les arrêter avant d’inviter du monde, car elles s’appliquent ensuite à tous

Exigences de formation : quelles formations sont obligatoires, pour qui, et avec quelle durée de validité. Contrats : un contrat par affectation acceptée, issu d’un modèle versionné, si vous activez ce module

Signature : la signature interne est le mode par défaut. Yousign est une option : il n’est disponible que dans les offres qui l’ouvrent (voir la page des offres), payant à chaque signature, avec le prix affiché avant chaque envoi, et vous l’activez vous-même

Modules : chaque cabinet active les modules dont il a besoin. Les modules réglementés demandent un motif écrit pour être désactivés

Votre cabinet dispose de son propre espace, accessible par un sous-domaine que vous choisissez. Prenez un nom stable, court et reconnaissable, car il apparaît dans les liens que vous envoyez

Invitez ensuite les participants par profil, en commençant par l’équipe d’administration puis les évaluateurs. Chaque personne définit elle-même son mot de passe

Pour reprendre vos données existantes, la reprise se prépare avec nous : base et fichiers sont archivés tels quels, relus par empreinte, puis importés dans votre espace. Ce qui n’a pas encore de reprise structurée reste dans l’archive. Chaque reprise commence par une simulation qui n’écrit rien